Workflow-Szenario "Genehmigung"
am Beispiel einer Bestellanforderung (BANF)

Was ist der IST-Zustand?

Je nach dem Volumen einer Bestellanforderung müssen der Kostenstellenverantwortlicher ,Abteilungsleiter oder Geschäftsführer um Genehmigung und Freigabe gebeten werden, bevor diese in eine Bestellung mündet und weitere Prozesse auslöst.

Wo liegt das Optimierungspotenzial?

Verantwortliche können verhindert sein oder nicht rechtzeitig reagieren. In einem solchen Fall, müssen deren Vertreter ermittelt und eingebunden werden, was einen erheblichen kommunikativen und zeitlichen Mehraufwand bedeutet.
Zudem müssen der Vorgang manuell dokumentiert und die Dokumentation in einem Archivsystem abgelegt werden.

Wie wird implementiert?

Die einzelnen Schritte einer Bestellanforderung lassen sich im Workflow-Modul von SAP als Ereignisse abbilden und in einen automatisierten Geschäftsprozess umwandeln.

Welche Vorteile bietet der automatisierte Prozess?

Die Bestellanforderung mündet in eine Bestellung, diese in eine Bestellbestätigung, diese in eine Lieferankündigung,diese in eine Lieferung, diese in einen Wareneingang, diese in Eingangsprüfing und schlussendlich Lagerung.
Vergegenwärtigt man sich die telefonischen Nachfragen und den eMail Verkehr zu dieser Prozesskette, so ist das Potential eines Workflow-Systems, welches die Teilprozesse standardisiert, die Kommunikation bündelt und die  Dokumentation übernimmt, offensichtlich. Zudem erfolg die Genehmigungerteilung oder -ablehnung innerhalb eines vordefinierten Zeitfenster.

Was sind analoge Szenarien?

In ähnlicher Form können Genehmigungen für Rechnungen, Reisekosten oder Abwesenheiten abgebildet werden.

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